风险雷达

石油化工企业物资采购风险分析及六点防范对策

2019-10-16 15:30

石油企业工程物资采购风险管理及防范对策

一、石油化工企业物资采购风险分析

1.1管理工作不足

石油产业不同于其他行业,各部门距离较远使得物资管理具有一定难度。由于管理工作的困难使得数据输送过程中容易发生错误、输送不及时等,导致供货链无法有效衔接,从而影响企业经济效益的发展,以及人力资源、物力资源的浪费。

1.2管理人员的不专业

在石油企业的物资采购管理中,由于部门较多手续较繁杂,还与财务部门和生产部门有重要的工作衔接,内容复杂,是一项技术含量较高的工作,因此对管理人员的专业能力和技术水平都有一定的要求。一旦有新人或者是其他部门的人员加入,对物资采购经验的不足和缺乏,都会导致物资采购出现问题和漏洞。在与前线生产部门和后勤财务部门的沟通时,受传统观念和部门区别的影响无法达到交流的最大化,信息沟通不及时,也会导致物资采购管理出现偏差。因此,对物资采购管理人员的技术水平和思想素质都要加强培训和提高,要重视物资采购人员的专业技术水平,避免出现损害石油企业利益的行为。

1.3管理人员缺少精细化认知

尽管社会经济水平有了明显提高、企业改革的深化,但一些石油企业在物资管理上仍然延续传统管理模式,未发生转变。究其原因,物资管理人员缺少创新思想,未认识到精细化管理的重要作用,物资管理体制形式化且分工不协调。这样一来,导致物资管理效果不理想,管理水平迟迟得不到提升。

二、石油化工企业物资采购风险防范对策

2.1做好物资管理风险控制

首先,结合物资管理风险特征设置企业数据中心、价格中心、数据资源库,搜集企业物资管理资源进而做好物资采购风险控制。其次,构建物资计划台账、协议台账、退税台账等。同时,搜集汇总与归纳交接。最后,全面做好资金周报、生产例会报告等。同时,保存好以往计划、询价单、协议等材料,安排专业人员进行保存并存入档案。

 

2.2抓住物资管理细节

第一,展开完善化、规范化、系统化管理,相关管理人员应注意物资管理细节控制、各部门的联系,从而达到物资管理各流程的控制与监督。

第二,充分利用数据资源库,不定期进行质量检验,确保厂家提供的材料质量,保证物资符合标准要求。

第三,采取采购资料上报、招议标、协议签署、货物验收等规程,各环节安排专业人员进行监督控制,提升采供经济效益。

第四,采取物资采购扁平化管理模式,缩减经济投入,推动企业物资与经济投入的有效运行,完善物资管理结构组织,科学进行物资管理。也只有这样,才能保证企业物资管理的精细化管理,提高管理水平。

2.3搭建信息化物资采购管理平台

石油企业信息化管理的第一步就是构建采购管理平台,石油企业要根据自身部门对物资的质量和数量需求做详细记录,将各个部门的材料使用情况记录入档,为日后物资采购的统计分析提供依据。同时要加强与生存前线的联系,将生产前线与后勤部门的物资需求信息进行对接和整理,建立科学的反馈机制,防止出现库存积压或者物资缺乏的情况。采购管理平台建立,统计完企业内部的实际需求之后,要对供应商信息建立全面的档案管理平台。

在采购物资之前,充分利用互联网的优势对各个供应商的信息进行收集整理,在沟通的过程中记录供应商的成交价格、物资质量、成交数量、发货时间等各个指标,实现订单管理平台的系统化,完善物资采购关系的信息化模式。并根据订单指标进行分析和研究,锁定能够长期合作的优质供应商,为企业采购节省大量的时间精力,通过信息化的物资采购实现石油企业管理更加完善。

除此之外,采购管理人员还应当定期对市场上的物资信息进行研究分析,充分掌握物资的市场动态走向,为企业的采购做好科学的预测分析,争取在最佳的采购时间和采購数量上进行采购,降低采购成本,使采购工作更加合理精准,为企业创造更多的经济效益。

2.4加强物资供应管理

降低成本的一项重要工作就是对物资加强管理。第一步,企业需要制定科学、合理的采购计划,综合考虑各种影响因素,包括物资价格、存货数量等,一定程度上能够规避盲目采购现象进而提高采购效率。一套科学、行之有效的采购计划能够很好地减少存货、缓解企业压力。第二步,要对物资出入库加强管理,减少不必要损耗,在保证生产的基础上向着“零库存”目标前进。降低管理成本也会对降低采购成本起一定的推动作用。

2.5建立健全采购制度

石油化工物资的采购流程相对来说比较长,因此在采购流程中的任何一个环节出问题,都会给整个采购造成很大的影响。采购制度的建立可以让每个采购环节有法可依,在相应制度的约束和指导下完成各自的采购任务。建立健全合理的采购制度,有助于每个环节都能高效地被完成,层层推进,切实保障整个物资采购计划顺利地完成。

2.6信息化物资采购的一体式管理

传统的企业物资采购过程是安排各生产部门的人员去后勤部门领取物资,由于生产线的分散和需求上的差距,部门之间信息沟通少,对物资情况不了解,容易发生重复领用,导致其他部门加剧采购导致资源浪费的情况。因此,石油企业必须加强采购一体化的信息管理,在企业内部设立物资供应站,与生产部门保持高度联系,对各部门所有材料的需求进行详细记录和统一,通过制定分析图表实现信息对比,保证物资管理图表的可靠性和实时性。供应站根据图表分析的实际需求进行采购和管理工作,在与各部门沟通交流后进行合理的物资分配,满足各个部门的生产需求。在保障资源利用最大的基础上,降低了生产采购的消耗成本,提高了企业的经济效益,为企业的成本节约发挥了重要作用。

物资管理作为石油企业重要研究内容,现阶段精细化成为当务之急。石油企业想要实现物资管理精细化,还应立足于多方面、全过程,趋向纵向、深化发展。物资管理管理精细化首先应从管理人员入手,创新管理理念,才能达到理想的管理效果,缩减经济投入,提高经济效益。全面提升精细化管理也是现代化发展的必然结果,有助于推动石油企业物资管理水平的提高。

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