风险雷达

【企业应收账款的管理与催收】企业对账单中的法律风险

2019-11-15 09:36
前文《【企业应收账款的管理与催收】(一)应收账款管理的基本措施》提到,为了有效管理企业应收账款,企业财务应当制定定期对账制度,安排固定人员跟进对账情况。根据企业资信情况的不同,每隔三个月或半年与其电话/邮件/微信沟通,并向对方寄送书面《对账单》,要求对方盖章回传,而非口头承诺等。在拟定对账单时,内容应当合理、合法、有效,不可过于简单或表述不清。本文将围绕《对账单》的法律风险及拟定要点,继续为各企业提供相应法律意见。

什么是对账单?

对账单,指企业之间发生交易后,体现钱款支付往来的清单,一般由收款单位(卖方)发往付款单位(买方)。对账单可以核算应收账款的项目及金额,同时也可以证明付款单位(买方)承认该笔账款的存在,且具有催款的作用。对账单现已成为企业交易过程中常用的结算依据之一。

对账单存在的法律风险

  • 1.主体不明,写错或简写企业名称;
  • 2.缺少内容要件,表述不清、指代不明;
  • 3.未经法定代表人签字或加盖公章,而是由其他员工签字;
  • 4.未明确异议期及提出异议的方式;
  • 5.未明确还款期限;
  • 6.其他

拟定及签署注意要点

1.内容需涵盖交易行为要件

包括但不限于双方主体名称(切忌错写、简写)、合同/协议名称、商品名称、数量、价格、交货日期、送货单及发票编号等。

2.要求法定代表人签字或加盖公章

事先核实对方企业工商登记名称(如何查询企业相关资料见前文《【企业应收账款的管理与催收】(一)应收账款管理的基本措施》),要求对方法定代表人签字、加盖与工商登记信息一致的公章或财务专用章,尽量避免加盖合同专用章;拒绝仅由员工签字,否则在诉讼中需要证明该员工签字对账是职务行为。

3.明确异议期限及异议方式

鉴于长期交易过程中,常常发生退换货、更改价格等情形,所以有必要注明对方提出异议的期限,逾期视为认可对账单的内容。异议期限不可过长,也不可过短,如果期限不合理,存在法院不予认可的风险。另外,需写明如有异议,应当以书面形式提出。

4.明确还款期限及逾期后果

明确还款期限,可使对账单起到催收作用,同时确定主张权利的时间起点;注明逾期付款的违约责任,可在一定程度上向对方施压,提醒对方如果违约,除支付欠款本金外,还应当承担其他违约责任,如支付逾期利息、逾期违约金、律师费用等。

5.明确/重新确定管辖法院

如原合同/协议约定的管辖法院不便于企业提起诉讼(或未约定管辖法院),而企业结合实际情况认为对方有可能逾期付款,建议在对账单中重新约定管辖法院,如“在XXX(卖方公司)公司所在地人民法院提起诉讼。”

以上仅供参考,具体对账单需结合交易习惯、合同约定等拟定。

附相关法律依据:

《最高人民法院关于审理买卖合同纠纷案件适用法律问题的解释》

第一条:当事人之间没有书面合同,一方以送货单、收货单、结算单、发票等主张存在买卖合同关系的,人民法院应当结合当事人之间的交易方式、交易习惯以及其他相关证据,对买卖合同是否成立作出认定。

 

对账确认函、债权确认书等函件、凭证没有记载债权人名称,买卖合同当事人一方以此证明存在买卖合同关系的,人民法院应予支持,但有相反证据足以推翻的除外。

《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第五条 在合同纠纷案件中,主张合同关系成立并生效的一方当事人对合同订立和生效的事实承担举证责任;主张合同关系变更、解除、终止、撤销的一方当事人对引起合同关系变动的事实承担举证责任。对合同是否履行发生争议的,由负有履行义务的当事人承担举证责任。对代理权发生争议的,由主张有代理权一方当事人承担举证责任。

本文来自公众号:民商事案件法律实务,作者:李诗雨律师。

服务热线

021-50875563

风险雷达微信二维码

风险雷达公众号

姓名*
手机*
公司*
职务
邮箱